Tips y herramientas para gestionar equipos de editores

Tips y herramientas para gestionar equipos de editores

Parece que últimamente está bastante de moda en el mundo del marketing online crear una red de blogs y gestionar equipos de editores. En mi propio entorno, tengo varios amigos que tienen en mente o ya están en proceso de hacer realidad esta idea, y bajo mi punto de vista siempre encuentro unos errores parecidos en todo este proceso.

Y es que el simple hecho de coordinar durante algunos meses un blog de más de 15 editores me ha servido para darme cuenta de que lo realmente importante en todo esto es el equipo.

No voy a ser el que diga que el SEO no está bien. Todo lo contrario. Pero en la mayoría de red de blogs o equipos de editores que se quieren gestionar a día de hoy siempre me encuentro que se sige el mismo camino: centrarse en el SEO y en monetizar, cuando para mí lo realmente valioso es tener un equipo y una marca sólida.

Como habrás podido adivinar, no vas a encontrar ningún truco ni herramienta de SEO, monetización ni nada por el estilo. ¡Lo siento! Pero es imposible tener contento a todo el mundo y, siendo sincero, ese apartado prefiero dejárselo a gente que realmente se gana la vida con ello y te pueda aconsejar mejor que yo.

Prefiero hablar de mi propia experiencia y de lo que da como resultado un equipo sólido y productivo. Por ello, quiero presentarte una pequeña recopilación para que des el primer paso a la hora de crear y gestionar un equipo de editores.

Tips para gestionar equipos de editores

Planea un calendario editorial

Al principio el contenido te podrá desbordar. Quizás no sabes por donde atacar, qué problemas te vas a encontrar y de qué manera los vas a gestionar. En un blog personal estás tu solo, a pesar de que la colaboración sea clave en el mundo del blogging. Puedes publicar cuando quieras y lo que quieras.

Sin embargo, cuando te mueves con un equipo de editores dependes del trabajo de los mismos y es por ello que la organización juega un papel fundamental. Nadie quiere llegar a un descontrol en las publicaciones. Te puede asegurar que se traduce en una caída fuerte en tus visitas..

Para mí, la solución más sencilla es optar por un calendario editorial que implique a todo el equipo. Un calendario donde definas las publicaciones que se quieren llevar a cabo y qué editor será el encargado de redactar cada contenido.

[Tweet “Implica a todo tu equipo en la elaboración de un calendario editorial”]

Si lo prefieres, puedes recurrir al calendario solamente para señalar las fechas más importantes o los contenidos que se publicarán durante las próximas semanas aunque sin una planificación exhaustiva. Todo depende del enfoque que quieras darle, de la cantidad de publicaciones y de la forma en la que más fácilmente te gestiones y más productivo se vuelva tu equipo.

Un pequeño tip es que trates de implicar a todo tu equipo en la elaboración del calendario editorial. Para ello, mi recomendación es que hagas uso de algunas de las herramientas que te presento más abajo o también que te plantees la idea de disponer de un calendario editorial cómo el siguiente:

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Desarrolla una guía de publicación

Llega el momento de comenzar, o puede ser que quieras aumentar tu plantilla. ¿En algún momento tendrás que formar a tus editores verdad? Y con ello me refiero a los requisitos que debe cumplir un post, el estilo a la hora de redactar y una serie de normas para una serie de posts más especializados.

Desde el primer momento tu blog debe tener un estilo de publicación que lo defina con respecto a la competencia. Si te encuentras en un nicho de economía, una serie de pautas a seguir cada vez que se quiera hacer un análisis del día en la Bolsa. Si por otra parte es un blog de cocina, la forma en la que tus editores deberán contar las recetas.

En definitiva, un sello distintivo en tus artículos que los haga únicos con respecto a tu competencia y mediante los cuales tus lectores valoren la calidad de los contenidos y el trabajo que hay detrás de todo.

Para mí, la solución a estos problemas es una guía de publicación o línea editorial. Un documento en el que resumas todos los puntos que creas necesario para redactar posts más especializados: categorías y etiquetas a definir, puntos fundamentales dentro del contenido, formato del artículo y cualquier otro apartado que creas conveniente.

Por otro lado, una línea editorial también puede formar parte de un centro de conocimientos en el que transmitas a tus redactores herramientas, directrices para formar parte de tu blog y los valores de trabajo que quieras desarrollar en el mismo (ésto lo veremos más adelante).

[Tweet “Un centro de conocimientos es la herramienta fundamental para formar editores”]

Usa herramientas para romper con la comunicación a distancia

Antes he mencionado un detalle que sucede a muchos bloggers cuando están comenzado su andadura en el mundo online: se sienten solos. Y no solamente por el simple hecho de que las visitas no llegan, sino porque no encuentran la forma de hacer networking y encontrar compañeros de viajes que les impulsen y motiven.

Para esta realidad del blogger también podemos encontrar un paralelismo con lo que sucede en un equipos de redactores. Llegará un punto en el que inevitablemente tus redactores se sentirán aislados si no te pones manos a la obra.

En la gran mayoría de los casos, el editor estará frente a una situación que nunca se ha encontrado: la primera vez que se inicia en el mundo del blogging. Por lo general, estará acostumbrado a rodearse de gente en la universidad o compartir experiencias con sus compañeros de trabajo.

Cuando comienza a escribir, por tanto, lo primero que aprecia es una situación en la que se encuentra él sólo junto con un teclado en su escritorio. Es algo que sucede con mucha frecuencia y que conlleva a una falta de motivación si estás empezando en este mundo.

Al fin y al cabo, en el ser humano siempre se encuentra con una necesidad de formar parte de un grupo y es por ello que debes invertir tiempo en hacer grupo.

No obstante, no te compliques la cabeza. Es tan sencillo como programar reuniones en grupo un par de veces al mes o, todavía más simple, crear un grupo en vuestra aplicación de mensajería favorita. En el momento en que consigas que tu grupo de editores cree el mismo vínculo que tendrían si fueran compañeros de oficina criticando a su jefe, tendrás a tu equipo ganado (mejor si critican a su jefe offline y aprecian a ti).

Planea una forma de organizar a tu equipo

Me he dado cuenta que la organización es fundamental en todo. Tanto en el ámbito empresarial como personal, llevar todo de una manera más o menos organizada es vital si quieres que le productividad entre en tu vida.

Quizás no estés del todo convencido. Por ello, comienza por hacerte estas preguntas antes de crear formar tu equipo de editores:

– ¿Seré capaz de llevar todo el tema económico, informático y de gestión a la vez que coordinas a los editores?

– ¿De qué forma se maximizará la forma en que se crea contenido?

– ¿Prefiero editores especializados en una categoría o creadores de contenido todoterreno?

– Y lo más importante… ¿Podré revisar todo lo que sucede en mi blog o tendré que delegar tareas?

Estas preguntas y muchas más te surgirán durante los primeros meses de vida de tu proyecto. Y te aseguro que algunas te llevarán mucho más tiempo en calibrarlas que cualquier estrategia de marketing online que lleves a cabo.

Es más, te puedo asegurar que cuando trabajas con un equipo humano nunca terminas de cubrir todos los detalles, lo que supone estar en un continuo proceso de prueba-error en tareas de planificación y organización.

[Tweet “¿De qué forma se maximiza la labor de crear contenidos?”]

Transmite tus valores

¿Hacia dónde quieres llegar con tu proyecto? ¿Qué clase de cambio quieres crear? ¿Cuál es tu misión, visión y valores?

Todos estos detalles seguramente los tengas en cuenta conforme tu proyecto vaya creciendo y al igual que en una empresa todos los empleados y departamentos comparten unos objetivos en común, para el caso de un blog debemos tener esta misma visión empresarial.

Por ello creo que es fundamental desde el primer día tratar de crear algo con sentido, un proyecto de futuro con un manifiesto bien definido, y ser capaz de transmitirlo a tus empleados para conseguir que todos vayan hacia el mismo puerto. Haz que la filosofía de trabajo se transmita a todos los editores de tu blog.

Gestiona el tema económico

Quizás tengas la suerte de contar con un pequeño equipo de amigos que actuáis de forma conjunta y repartís beneficios (y gastos) por igual. En ese caso, problemas por temas económicos no tendrás demasiado a no ser que consigas crear un proyecto millonario. En ese caso, espero que te acuerdes de mí.

Pero si tu eres el líder y tienes un equipo de redactores en tu mano, seguramente desde el principio tengas que plantearte la idea de fijar precios y estimar ingresos y gastos del blog.

– ¿Qué presupuesto mínimo necesitas para cubrir el gasto mensual de la infraestructura del blog?
– ¿Cuánto dinero emplearás en tener un depósito para posibles imprevistos?
– ¿De qué forma realizarás el pago a los editores?
– ¿Cómo repartirás el salario? ¿Pago por artículo? ¿Salario fijo a cambio de cumplir objetivos?

Es un tema bastante delicado y, antes de cualquier duda, creo que lo mejor es que cada uno fije precios en función de sus posibilidades. Se trata de un apartado en el que no puedo dar consejo.

Fideliza redactores

Tal vez no hayas caído en la cuenta, pero formar cuesta bastante caro. Ya me darás la razón. Si te parece excesivo el curso de marketing online que siempre has querido hacer, formar nuevos editores supone un gasto en tiempo y dinero bastante difícil de abordar cuando tu proyecto crece de forma exponencial (estoy convencido que el tuyo lo hará). Y, en estos casos, la guía editorial que previamente has llevado a cabo es útil pero no es la panacea.

La solución más eficaz, bajo mi punto de vista, es fidelizar a tus redactores. Que se sientan como en casa. Nadie quiere un equipo cambiante en el que nadie termina de sentirse como en casa. Es un proceso que te costará tiempo, y seguramente tengas que despedirte en más de una ocasión de compañeros que quieran andar por otro camino. Pero es algo que tendrás que asumir tarde o temprano.

BONUS: crea evangelistas de tu blog

Me dejo lo mejor para el final. Es una palabra que la aprendí, como muchos otros conceptos, del gran Guy Kawasaki. No obstante, he transformado la visión de convertir clientes en evangelistas para aportar mi propio punto de vista: que tus redactores sean los evangelistas de tu proyecto.

¿Qué es un redactor evangelista? Para mí, es aquel que al que logras transmitir los valores de tu proyecto, aquel que logras que hable de tu sitio como el mejor blog que ha visitado. Y, como no, logras que se sienta como en casa con su labor de creación de contenidos.

[Tweet “Convierte editores en redactores evangelistas de tu blog”]

Herramientas sin las que no podrás vivir

Gestor de contenidos

Lo cierto es que gestor de contenidos personal es una forma muy rebuscada de decir libreta de notas. Y, para mí, una herramienta que ha sido fundamental desde que la conocí hace unos años ha sido Evernote.

Tanto para recopilar ideas para el blog, llevar un seguimiento de los editores o preparar contenidos antes de publicarlos en tu sitio, Evernote ha sido la alternativa que más productivo me ha hecho en mi día a día.

No obstante, alternativas en el mercado existen muchas. Puedes recurrir también a OneNote de Microsoft o simplemente hacer uso de documentos de texto de toda la vida.

Asignación de tareas

Cuando hablo de tareas me refiero a todo el proceso de asignación de posts a lo editores, cubrir eventos del sector, etcétera.

En más de una ocasión he hablado de Trello, una herramienta colaborativa que actúa a modo de dashboard de tareas para todos los editores. Trabajando mediante columnas es posible llevar un seguimiento de todos los artículos a publicar, asignar qué editor se encarga de cada uno de ellos y llevar un control de en qué momento del proceso se encuentra cada post.

Como alternativas, también uso Wunderlist como gestor de tareas colaborativo.

[Tweet “Implimente un dashboard de tareas para maximizar la productividad”]

Trabajo colaborativo

Google Drive es la opción que siempre he usado a la hora de trabajar con grupos de personas. Permite un gran espacio de almacenamiento, y lo mejor de todo es que los documentos creados con su propio software no ocupan espacio en la nube.

El uso que le suelo dar es a la hora de llevar un seguimiento conjunto de los editores con el blog y llevar un análisis de las principales métricas de evolución. Tener un software en el que todos los editores puedan participar simplifica bastante todos los temas de gestión en el blog.

Si busca una alternativa, Microsoft OneDrive presenta unas especificaciones similares.

Comunicaciones formales

En este caso, para realizar todo tipo de comunicaciones más estrictamente profesionales como novedades en el blog, notificaciones de cambios o cualquier otro detalle que creas que es de gran importancia, la mejor solución es el correo electrónico de toda la vida.

Si utilizas GMail dentro de Google Apps, puedes recurrir a crear un grupo de trabajo con el que te sea más fácil comunicarte con todos los editores del blog.

Comunicación personal y en grupo

Como anteriormente has leído, el apartado de mantener un equipo unido es fundamental en todo blog que cuente con varios editores. Para conseguir esto y huir de la formalidad y las largas cadenas que supone el correo electrónico, lo que más te recomiendo es que hagas reuniones en grupo por Skype o Hangouts para debatir el estado del blog y, de paso, fomentar el trabajo en equipo entre los editores.

Otra opción que también puedes implementar es la de crear un grupo en alguna de las múltiples aplicaciones de mensajería que existen en el mercado como WhatsApp o Telegram. Y si lo que buscas es algo más profesional, también puedes hacer uso de Hall.

Plataformas de blogging

No hay lugar a dudas: en este caso, WordPress para mí es la solución indiscutible para crear un blog en el que participen todos los editores.

La situación más correcta es tratar de crear un perfil para cada uno de los redactores y que sean ellos mismos los que suban sus propios artículos y los programen (siempre bajos unas normas claro). Al principio pensarás que es buena idea hacerlo todo, pero llegará un momento en el que tendrás que dejar parte de responsabilidad a tu equipo.

Noticias del sector

Si lo que buscas es estar informado de todas las novedades de tu sector y obtener ideas para futuros artículos, lo más recomendable es tener un agregador de feeds que te notifique.

Personalmente suelo utilizar Feedly para esta labor, pero en el mercado existen muchas alternativas.

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[Tweet “Nadie dijo que trabajar con personas sería fácil”]

Como ves, gestionar un equipo de editores es una tarea que te llevará horas y mucho menos quebraderos. Nadie dijo que trabajar con personas sería fácil. Estos consejos son solamente el principio para empezar con algunas nociones básicas, pero por supuesto con el tiempo todo se mejora y serás tu mismo el encargado de determinar lo mejor para tu blog.

¿Has gestionado en alguna ocasión un equipo de editores o estás en proceso de crear un red de blogs? Si es así, nos encantaría escuchar tus experiencias y personalmente estaré encantado de responder cualquier duda que tengas.

Photo Credit | Flickr

Alejandro Caballero SánchezAutor

Blogger. Runner. Entrepreneur. Estudio ingeniería industrial a la vez que trato de hacer realidad uno de mis sueños: vivir de mi blog. Al entrar en la universidad me di cuenta de que algo fallaba en el sistema. Ahí fue cuando vi en un blog una oportunidad para sobresalir. Una oportunidad para buscar la estabilidad dentro de lo inestable.

5 comentarios en “Tips y herramientas para gestionar equipos de editores

  1. Wow 😀 es muy interesante su blog sobre la formación de equipos de editores… en un momento crei que se habia salido de contexto al explicar las herramientas que utiliza pero me equivoque y pues me agrada mucho que comparta sobre todo su experiencia en el mundo del internet y otro punto que me llamo mucho la atencion y que menciona “Nadie dijo que trabajar con personas seria facil” desde mi punto de vista es una de los retos mas dificiles de llevar pero depende de la logica y preparacion del lider para poder sobre llevar y asignar roles a cada persona y sobre todo el lograr que se cumplan…

    un saludo.

    1. ¡Buenas Miguel!

      Lo cierto es que la elección de las herramientas puede parecer un poco difícil al principio, pero a lo largo de los meses son las que mejor resultado me han dado. Al final te fas cuenta que las soluciones gratuitas pueden tener grandes funcionalidades.

      En cuanto a la frase que resaltas, en muchas ocasiones me he dado cuenta los grandes quebraderos de cabeza que conlleva. Tratar de conseguir que sean productivos a la vez que estén motivados, conseguir formarlos para que se adapten al blog y transmitirles tus objetivos para trabajar todos bajo un mismo fin. Es realmente duro conseguir todo ello al trabajar con el factor humano.

      Muchas gracias por tu comentario. Seguimos en contacto. ¡Un abrazo!

      1. Exactamente mi estimado, trabajar con las personas puede resultar algo dificil por las costumbres, pero la experiencia y el aprendizaje es bastante bueno y muy fructífero. La estrategia esta en tener y dejar claro el objetivo que se desea y de el dependera quien se adapte y los que no pues el lider y los integrantes del equipo deben de apoyarse y ayudar a los que lo necesiten y sobre todo nunca perder de vista el fin…

        Un gusto compartir ideas con usted!

        1. Exacto Miguel, no podría estar más de acuerdo contigo. En ocasiones trabajar desde casa sin ningún compañero a tu alrededor puede fomentar el individualismo.

          Lo importante es tratar de fomentar el trabajo en equipo y transmitir los valores de tu marca todos los integrantes del grupo.

          ¡Un abrazo!

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