Cómo planificarte cuando tienes varios proyectos en activo

Cómo planificar varios proyectos en activo

Mi trabajo se mueve en intervalos o picos. Esto es algo que me lleva pasando desde que comencé en el mundo online y es por ese que, en parte, mi mente está ya acostumbrada a trabajar de esta forma.

¿El motivo? Es muy sencillo. Cuando tienes que combinar una carrera dura como es ingeniería industrial con llevar adelante tus proyectos online te enfrentas a situaciones en las que debes pausar ciertas áreas de tu trabajo.

Esta es una de las razones por los que no me gusta trabajar con clientes. Siento que existirían épocas del año en las que estará desatendiendo completamente mi trabajo, y en parte de ahí también viene mi pasión por los ingresos pasivos.

Por ello, cuando llega el verano es el momento de dedicar muchas horas extra al mundo online, de tal forma que cuando comienza el nuevo año universitario ya tenga gran parte del trabajo para los próximos meses realizado. Esto me da un margen para épocas de exámenes o para involucrarme en nuevos proyectos.

No obstante, esto para mí también es algo realmente complicado, en el sentido de que de un día para otro te encuentras con que tus condiciones de trabajo cambian de forma radical. Pasas de poder dedicarle un par de horas al día (a veces ninguna) a tener días completos para ti. Esto a la primera puede sonar bien, pero es muy común sentirte bloqueado cuando tienes que hacer frente a muchos proyectos a la vez y no sabes muy bien por dónde empezar.

En mi propio caso, tengo dos meses para realizar lo siguiente:

– Seguir un calendario editorial con dos publicaciones semanales en el blog

-Preparar un curso de pago y remodelar las secciones Crear un blog y Zero to Blogger

-Preparar el lanzamiento y todo el contenido gratuito y de pago para el nuevo blog

-Lanzar definitivamente un par de negocios online de afiliación que tengo en mente desde hace unos meses

-Atender a los clientes o amigos que me piden ayuda con su blog

-Seguir formándome sobre marketing online y aprender más inglés e inversión en bolsa

Por este motivo, en el post de hoy vuelvo a hablar sobre productividad, y es que quiero contarte una serie de trucos o técnicas que me funcionan muy bien para planificarme cuando tengo varios proyectos muy verdes en un mismo periodo de tiempo.

¿Preparado? ¡Let’s go!

Planificar en áreas y secciones toda tu carga de trabajo

Uno de los primeros efectos a los que te puedes enfrentar cuando te involucras en varios proyectos a la vez es exactamente no saber por dónde empezar. Y esto es algo que suele ocurrir con bastante más frecuencia de lo que creemos. Especialmente en aquellas personas que se inician por primera vez en los negocios online.

Esto es porque, durante años, nuestra mente está acostumbrada a llevar a cabo acciones que, por lo general, suelen ser bastante repetitivas. Nos levantamos, vamos a la oficina o a clase y raro es el día en el que no salimos de nuestra rutina.

Por ello, cuando llega el momento de enfrentarse a varias situaciones (y todos ellas diferentes) solemos sentirnos algo bloqueados y pasamos la horas muertas al frente del ordenador sin saber exactamente qué debemos hacer.

En estas situaciones, lo que mejor me viene es tratar de hacer un análisis de todos los proyectos o situaciones en los que estés involucrado.

Puedes partir de un folio en blanco o de un documento de tu ordenador y, a partir de ahí, comienza a ordenar en bloques los distintos frentes de tu día a día. De esta forma estás agrupando en “cajas” todas tus labores diarias, lo cual te ayuda a tener una visión mucho más clara y directa de lo que tienes que hacer.

Una vez hecho esto, selecciona todas las áreas que tengas que trabajar de cada proyecto. Por ejemplo, dentro de mi blog podría estar la creación de contenidos y la gestión de mi lista de suscriptores, entre otras.

Como ves, son secciones más que tareas bien definidas, pero son de gran utilidad para planificar tus proyectos con varios meses de antelación.

Desglosar cada uno de tus proyectos en tareas bien definidas

Realizar la separación de proyectos en secciones que te acabo de comentar no es suficiente. Tienes una buena base sobre la que partir cuando tienes demasiados proyectos en mente, pero esta todavía sigue siendo una planificación muy a largo plazo en términos de productividad.

Por ello, al comienzo tanto de cada semana como de cada día, lo fundamental es que tengas asignada una pequeña lista de tareas con la que saber qué debes hacer en cada momento de tu jornada de trabajo.

Y aquí es donde más posibilidades existen: desde usar una libreta donde anotarlo todo hasta hacer uso de la gran cantidad de programas y apps que existen a día de hoy. Desde organizarte a tu manera hasta seguir métodos de productividad como GTD. Como siempre digo, la productividad personal no es algo rígido sino que se debe de adaptar a aquello que mejor le funcione a cada persona.

Como puedes comprobar, aquí vamos de lo general a lo específico, y es tan importante tener una visión amplía de tus proyectos como saber qué hacer en tu día a día.

Para ello, lo mejor es organizar una serie de tareas fijas o repetitivas, junto con las fechas señaladas en tu calendario, al principio de cada semana y dejar las tareas que vayan surgiendo para planificarlas la noche anterior. De esta forma puedes asegurar cubrir los elementos imprescindibles pero dejando la suficiente flexibilidad por si debes adaptar tu día a día a cualquier novedad o imprevisto.

¿Cuál es ahora el siguiente paso? Saber cómo distribuir tu tiempo cada día. Esto es lo que vas a aprender en el siguiente punto.

Segmentar y definir el tiempo que le dedicas a cada uno de tus frentes activos

Una técnica que estoy empleando desde hace relativamente poco tiempo (aunque supongo que muchas personas ya lo pondrán en práctica) es la de dedicar exclusivamente un tiempo de mi día a día a cada proyecto en el que esté involucrado.

Es algo que he aprendido estudiando durante la última época de exámenes, y lo cierto es que no me puedo quejar de los resultados. En lugar de hacer algo hasta cansarme o haber acabado con todo lo que tenía en mente, prefiero dedicarle un determinado tiempo a llevarlo a cabo.

Por ejemplo, puedes dedicar 2 horas diarias a tu blog, 3 a la relación con tus clientes, 2 horas a tus proyectos online y el tiempo restante de tu jornada a seguir leyendo o formándote.

Lo más importante de todo es tratar de ser estrictos, en el sentido de que debes saber elegir las tareas que hacer en cada momento para respetar estas franjas horarias. De esta forma evitas tanto el solape de horarios como retrasar el fin de tu jornada laboral hasta horas demasiado tardías.

El modelo que te he propuesto antes puede ser una buena opción, aunque debes de ser tú el que lo adaptes en función de los proyectos que tengas y de la prioridad de cada uno de ellos. En mi caso, por ejemplo, solamente llevo una semana con el nuevo horario de trabajo y todavía estoy en proceso de perfeccionarlo.

Como contrapartida, existe otro modelo que he usado desde siempre y que muchos profesionales freelance emplean en su día a día. Este es el de comenzar por aquellas tareas que son más prioritarias en el día o las más pesadas de realizar.

Al igual que siempre te comento, la productividad personal es cuestión de sensaciones y es por ello que debes ajustarte al método de trabajo con el que más cómo te sientas.

Centralizar todos tus proyectos en unas pocas herramientas en los que almacenar toda la información

Desde que conocí herramientas como Evernote trato de centralizar y clasificar toda la información que llega hacía mí a diario. A pesar de que suelo tener buena memoria, es completamente imposible recordarlo todo y de aquí surge la necesidad de tener una herramienta que actúe como nuestra extensión del cerebro.

Ahora estoy trabajando con OneNote debido a las constantes mejores que le ha introducido Microsoft a esta herramienta, pero mi consejo es que uses alguna de estas dos en tu día a día.

El motivo es evidente: creo que por naturaleza tendemos a agrupar sin ningún criterio todo lo que entra en nuestro día a día, por lo que disponer de una herramienta en la que poder recopilar y etiquetar todo lo relacionado con nuestro trabajo es fundamental. Supone un gran ahorro en tiempo y te permite disponer de un software en el que tener documentados todos tus proyectos.

Por ello, suelo crear un bloc de notas para cada frente activo en mi día a día y, a partir de ahí, trato de clasificar toda la información que yo mismo creo o la que encuentro en Internet para tenerla siempre a mano en una búsqueda, sin necesidad de andar por miles de carpetas o de tener una conexión a Internet para encontrarla.

Un error de muchas personas que trabajan por su propia cuenta es la de tener miles de herramientas para su día a día creyendo que aumentarán su productividad, cuando lo más adecuado es tener unas pocas herramientas pero tratar de explotarlas al máximo.

Ser constante pero no demasiado estricto con tu productividad personal

Métete en la cabeza que la clave para triunfar en cualquier negocio que hayas creado es la constancia. Aquí no existen fórmulas mágicas, y te puedo asegurar que ni el mayor experto en su área va a triunfar sino se sienta al frente del ordenador día tras día.

Sin embargo, no debes confundir constancia a la hora de trabajar con obsesión. Los extremos nunca fueron buenos. Ni es saludable dedicarse a no hacer nada en todo el día, ni tampoco lo es dedicar jornadas de 16 horas al frente del ordenador.

Te puedo asegurar que tu cerebro lo notará, y mucho. Yo mismo estudiando me he dado cuenta como después de más de 12 horas al día nuestra cabeza no piensa. Y déjame decirte una cosa, para hacer un trabajo que no esté al 100%, prefiero no hacerlo.

Por este motivo, no olvides que descansar de forma inteligente es una de las mejores recetas en tu día a día, de la misma forma que obsesionarse con el mundo de la productividad solamente te llevará a dejar de ser menos efectivo al frente del ordenador.

No existe ningún método científico para trabajar en varios proyectos a la vez

Y, por ello, quiero que tú también participes en este post comentando cuáles son aquellas fórmulas que empleas en tu día a día para gestionar tu vida como emprendedor o blogger.

Quiero que cuentes cómo te organizas para llevarlo todo en rueda, de tal forma que entre todos podamos ir definiendo una metodología de trabajo a través de los comentarios de este post.

¿Te animas?

Photo Credit | Flickr

Alejandro Caballero SánchezAutor

Blogger. Runner. Entrepreneur. Estudio ingeniería industrial a la vez que trato de hacer realidad uno de mis sueños: vivir de mi blog. Al entrar en la universidad me di cuenta de que algo fallaba en el sistema. Ahí fue cuando vi en un blog una oportunidad para sobresalir. Una oportunidad para buscar la estabilidad dentro de lo inestable.

2 comentarios en “Cómo planificarte cuando tienes varios proyectos en activo

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