Técnicas para incrementar tu productividad personal

Ayer, 4 de septiembre, mi blog cumplía un año. Muchas gracias a todos los que leéis mis posts. Lo mejor todavía está por comenzar. ¡Un abrazo!

Cómo aumentar tu productividad personal

Hoy vuelvo con una temática que personalmente me tiene muy intrigado: la productividad personal. Y es que últimamente, a pesar del cambio de ciudad, estoy viviendo cómo mi productividad no solamente ha disminuido sino que se ha visto bastante incrementada.

Por ello, en este post quiero recopilar una serie de tips que personalmente me han funcionado en los últimos meses para conseguir más en menos tiempo, que al fin y al cabo creo que es lo que todos buscamos a la hora de ponernos a trabajar.

Adiós a la multitarea

No somos ordenadores ni móviles. Y, al menos por el momento, no somos capaces de hacer de forma eficaz dos o más tareas al mismo tiempo. Comprobado. Es imposible escribir un post y contestar una llamada al mismo tiempo.

De la misma forma, es prácticamente imposible realizar dos tareas de forma correcta y en menor tiempo haciéndolas a la vez que gestionando una a una. Aléjate del mundo de la multitarea. No te llevará a nada.

Practicar el arte de la eliminación

¿Conoces la ley de pareto o del 80/20?

En el ámbito de la productividad es tan simple como que el 20% de tus tareas ocupan el 80% de tu tiempo. Vale que no es cierto del todo y que los porcentajes pueden variar, pero en la gran mayoría de ocasiones la ley de pareto es una verdad universal.

Por ello, te animo a que practiques el arte de la eliminación para detectar y borrar de tu lista de tareas aquellas que no te reportan apenas beneficio y consumen gran parte de tu tiempo.

Imponer límites horarios

Otra de las leyes que me ha ayudado en el mundo de la productividad es la de Parkinson. Y es que parece ser que solamente cuando llevamos prisa o nos ponen una fecha límite evitamos la procrastinación.

Al principio es duro, pero lo que te propongo es que acotes tus tareas a una franja horaria y que trates de ir contrarreloj cumpliéndola según tu calendario diario.

Definir objetivos diarios

¿Qué es lo que quieres lograr hoy? ¿Qué necesitas conseguir o acabar? ¿Cuáles son tus prioridades?

Antes de comenzar el día laboral te aconsejo que hagas una lista de aquellos objetivos que te planteas en tu día a día y, a partir de ahí, trates de llevar un seguimiento para asegurarte de que alcanzas todo lo que te propones. Te aseguro que puede llegar a ser una fuente de motivación tremenda.

Establecer fechas y prioridades a cada tarea

Otra forma (más personal) de hacer frente al estrés que a veces puede dar lugar la ley de Parkinson durante los primeros días es la de establecer fechas límite a todas las tareas que lleves a cabo. También puede ser día para llevarla a cabo.

Una vez hecho, te aconsejo que utilices distintos niveles de prioridad (del 1 al 3 por ejemplo), de tal forma que cuando abras tu lista de tareas y conozcas las que tienes que hacer un determinado día, comiences por aquellas más pesadas o que mayor prioridad tengan,

Planificar y revisar tareas a diario

Evitar procrastinar, a la vez que mantenerte motivado, es fundamental para poder llevar a cabo tu propio sistema de productividad personal.

Por ello, una gran idea puede ser sentarte justo antes de ir a dormir y revisar tu lista de tareas para comprobar que vas por el buen camino. De la misma forma, éste es el momento ideal para planificar el próximo día y fijar las tareas que debes llevar a cabo para evitar confusión al empezar la mañana.

Comunicación fuera en horas de trabajo

WhatsApp, Facebook, Twitter, Skype, mail… Y podría estar todo un post entero simplemente con una lista de herramientas de comunicación que vale, son geniales, pero también son puntos de gran improductividad.

Por ello, lo que te propongo son varias opciones:

1. Es imposible vivir sin comunicarte y, por ello, pónte un horario a diario donde responder a todas las comunicaciones y correos que te lleguen. Durante el resto del día, ni se te ocurra mirar el inbox.

2.Programa todas las actualizaciones en redes sociales utilizando herramientas como Buffer o Hootsuite.

3. Utiliza un bloqueador de páginas web como StayFocusd para evitar perder el tiempo en redes sociales.

4. Mantén el teléfono alejado de tu oficina un par de metros, déjalo en silencio y programa que solamente suene cuando te llamen y no cuando te llegue algún WhatsApp. Ya tendrás tiempo para mirarlo en tu hora para comunicarte o cuando acabe tu jornada.

Hacer pausas programadas

Descansar es algo fundamental. Cuando estudias, trabajas o incluso cuando estás en periodo de entrenamiento deportivo. No soy defensor de técnicas como la Pomodoro ya que te puede incluir un descanso en momentos de máxima concentración.

Por ello, mi recomendación personal es que hagas fundamentalmente dos descandos: cuando acabes una tarea y, si trabajas desde el PC, un par de segundos cada hora para relajar tu vista.

Fundamental practicar deporte y desconectar

Como ves ésto es algo muy subjetivo pero, como te he comentado, son las técnicas que más me funcionan. Lejos de que me encante el deporte y no me haga falta ningún tipo de propósito como dieta para salir a entrenar, cada vez que salgo a correr tengo mis momentos de mayor desconexión del trabajo y a la vez de mayor creatividad.

Es algo muy personal, pero el deporte para mí es fundamental para incrementar mi productividad. Prefiero invertir (no perder) una hora de trabajo en hacer deporte que ver cómo las cuatro paredes de la habitación me consumen.

De la misma forma es totalmente obligatorio salir de fiesta, estar con los amigos o la familia y disfrutar de cualquier afición que tengas.

Haz llegar la productividad a tu lugar de trabajo

A veces me encuentro, cuando entro a alguna casa, con escritorios completamente repletos de papeles y estanterías infinitas con miles de libres. La productividad en última instancia consiste, bajo mi punto de vista, en simplificar la forma de trabajar para conseguir maximizar tus resultados.

Esta forma de pensar también se tiene que trasladar a tu espacio de trabajo. Mi espacio de trabajo se limita a algo tan básico como un ordenador, dos cajones para guardar hojas, una luz, un micrófono para grabar vídeos de marketing y unos altavoces.

Recuerda, cuanto más simple sea tu alrededor, menores serán tus distracciones y mayor tu productividad en el trabajo.

Adquiere hábitos diarios y lleva un seguimiento de los mismos

Los hábitos son geniales, aunque siempre en su correspondiente medida. A mí, personalmente, es algo que me ayuda muchísimo a la hora de fijar rutinas de trabajo y llevar un seguimiento de mi salud física y mental.

Personalmente suelo realizar una lista con los hábitos que tengo en mi día a día para asegurarme que los cumplo. Hábitos desde asegurar las tareas imprescindibles en mi blog hasta definir una hora para la ducha o para hacer deporte.

Posteriormente, y a diario, tengo un cuadro de mandos en formato hoja de cálculo donde en las filas tengo todos los hábitos y en las columnas los días del mes. Cada noche, mientras reviso las tareas, entro al cuadro de mandos y marco de verde aquellos hábitos que haya cumplimentado y en rojo aquellos que no.

La plantilla de mi cuadro de mandos no la dejo para descarga porque es algo más personal, pero si alguien la quiere para servirle de guía no tiene nada más que mandarme un correo y pedírmela (a través del icono del mail en el sidebar o la página de contacto).

Identifica los momentos de productividad o motivación

La alternativa a empezar el día por las tareas que más tiempo te llevarán o más prioridad tienen puede ser detectar cuáles son los momentos del día en la que trabajas de forma más productiva y llevar a cabo estas tareas justo en esos momentos.

Simplifica el proceso de toma de decisiones

¿No te ha pasado alguna vez que te pasas horas e incluso días en tratar de tomar una decisión? A mí con bastante frecuencia me sucedía.

Ahora trato de simplificar mucho más el proceso, de tal forma que agrupo las distintas opciones en una lista de pros y contras y una vez tengo rellena esta lista, trato de tomar la decisión en 60 segundos.

Quiero saber cómo explotas tu productividad

Bueno, al final ha salido una lista decente de las técnicas que utilizo para mantenerme productivo en mi día a día. Pero como siempre, quiero conocer tu punto de vista sobre la productividad personal.

¿Utilizas algunas de estas técnicas para incrementar tu productividad?

¿Qué medidas llevas a cabo para conseguir rentabilizar tu tiempo en el trabajo?

¡Espero tus comentarios!

Photo Credit | Flickr

Alejandro Caballero SánchezAutor

Blogger. Runner. Entrepreneur. Estudio ingeniería industrial a la vez que trato de hacer realidad uno de mis sueños: vivir de mi blog. Al entrar en la universidad me di cuenta de que algo fallaba en el sistema. Ahí fue cuando vi en un blog una oportunidad para sobresalir. Una oportunidad para buscar la estabilidad dentro de lo inestable.

4 comentarios en “Técnicas para incrementar tu productividad personal

  1. Muy interesante sus técnicas para aumentar la productividad y muy completas me encantaría ver su cuadro de mando para tener un ejemplo mas completo de sus técnicas de productividad, ¿sera posible? dejo mi correo: migue_angel899@hotmail.com.

    Quisiera hacer incapie en una técnica que he visto que para mi es la mas importante y que se debe trabajar mucho en ella es “comunicación fuera de horas de trabajo” donde menciona las redes sociales, es triste ver que en muchas personas la tecnología ha echo de las suyas y nos encontramos con un mundo saturado y lleno de inventos tecnológicos que día a día perturban nuestro cerebro al grado de darle mas importancia a lo que esta pasando en un simple dispositivo (redes sociales) que al mundo exterior, todo esto al principio de su invento era las mejores herramientas para comunicarse pero ahora en día es un grave problema que no se ha sabido llevar. su técnica de revisar notificaciones en cierto horario establecido es genial y si todos lo hiciéramos seriamos muchísimo mas productivos…
    Todo esto lo resumiria en Ser ordenado, tener salud fisica, psicologica, mental y tener las ganas de superarse… son los elementos esenciales para lograr una productividad tanto personal como laboral.

    Un saludos…!!!

    1. ¡Buenas Miguel!

      En un momento te mando el cuadro de mandos. Con respecto a lo que comentas, estoy totalmente de acuerdo contigo. Hemos llegado a un punto en el que, más que ayudar, nos estamos convirtiendo en verdaderos esclavos de la tecnología.

      Y si, como mencionas al final, todo se resume en los puntos que me comentas. Fundamental la salud física y psicológica.

      ¡Un abrazo!

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